Politique de participation des propriétaires forestiers conventionnés à l’assemblée générale annuelle de la Société Sylvicole de la Haute-Gatineau

La Société sylvicole de la Haute-Gatineau (SSHG) est un groupement forestier ayant pour mission l’aménagement intensif des ressources forestières sur les terres privées dans une optique de développement durable. Pour soutenir la réalisation de cette mission, la SSHG a comme objectif de :La Société sylvicole de la Haute-Gatineau (SSHG) est un groupement forestier ayant pour mission l’aménagement intensif des ressources forestières sur les terres privées dans une optique de développement durable. Pour soutenir la réalisation de cette mission, la SSHG a comme objectif de :

  • Constituer des massifs forestiers en regroupant des propriétés forestières;
  • Veiller à leur gestion, leur aménagement, leur amélioration et leur conservation;
  • Mettre en valeur toutes les ressources de la forêt afin de les exploiter, de les utiliser, de les transformer et de les mettre en marché;

En tant que groupement forestier, la SSHG a adopté un modèle d’affaires faisant d’elle une entreprise collective appartenant aux propriétaires de boisés privés et ce sont eux qui en contrôlent la destinée.  Ceci se reflète dans la composition de son actionnariat, constitué aux 2/3 par des propriétaires conventionnés et par un autre groupement forestier.

Afin d’enrichir les échanges avec les propriétaires forestiers, la SSHG s’est de plus doté d’une politique de participation aux assemblées générales annuelles.  À cet égard, elle souhaite démontrer son engagement :

  • À stimuler une culture participative au sein des propriétaires forestiers ;
  • À permettre la participation de tous les propriétaires forestiers conventionnés aux assemblées générales annuelles (AGA) de la SSHG.  Ainsi, tous les propriétaires forestiers détenteurs d’une convention valide peuvent assister à l’AGA et y intervenir. Le vote sur des résolutions est toutefois réservé aux actionnaires.
  • À offrir à tout propriétaire conventionné qui le désire l’opportunité d’acquérir une ou des actions votantes de la SSHG.

Politique de redistributions des bénéfices et des surplus

Politique

Compte tenu que la finalité d’un groupement forestier est l’aménagement collectif des propriétés et de retourner en services et en valeur le fruit des opérations du groupement forestier aux propriétaires conventionnés et à la collectivité, la présente politique vise à préciser les principes devant guider la redistribution des bénéfices et des surplus.

 

Principes

La présente politique repose sur les principes suivants : La présente politique repose sur les principes suivants :

  • Le groupement forestier précise la façon et les conditions selon lesquelles les bénéfices et les surplus dégagés dans le cadre de ses opérations seront utilisés (conditions salariales, retour en services, achat de lots, retour aux collectivités, aux travailleurs ou aux actionnaires ou détenteurs de part sociale, etc.).
  • Le groupement forestier rend des comptes annuellement à ses membres sur ses états financiers et ses résultats dans un rapport annuel.

 

Règles de fonctionnement

Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.

Thème 1 – Usage prévu des bénéfices et des surplus et modalités de redistribution aux membres du groupement forestier, aux travailleurs et aux collectivités

  • L’affectation des bénéfices et des surplus est entérinée en assemblée annuelle en fonction des états financiers du groupement forestier.
  • La redistribution aux propriétaires conventionnés du groupement forestier est réalisée sous la forme des services ou des biens suivants :
    • services gratuits ou à coûts préférentiels;
    • achats de lots boisés et d’équipements;
    • achats d’équipements forestiers et de machineries forestières;
    • dividendes;
    • prêts aux propriétaires conventionnés;
    • attribution d’actions (préciser le type) ou de parts sociales;
    • rachat d’actions.
  • La redistribution à la collectivité et aux travailleurs est réalisée de la façon suivante, selon les valeurs indiquées :
    • amélioration des conditions de travail des employés;
    • prêts aux travailleurs;
    • investissements dans des projets de développement communautaire;
    • projets de recherche.
  • Les bénéfices et les surplus sont utilisés au bénéfice du groupement forestier de la façon suivante :
    • remboursement des prêts contractés par le groupement forestier;
    • investissements dans des projets relevant du groupement forestier;
    • contributions au fonds de roulement du groupement forestier ou à une réserve.

 

Thème 2 – Reddition de comptes

Le groupement forestier rend compte de sa situation financière aux propriétaires conventionnés selon les formes suivantes :

  • Le rapport annuel du groupement forestier comprend un bilan de l’utilisation et de la redistribution des excédents et des trop-perçus.Le rapport annuel du groupement forestier comprend un bilan de l’utilisation et de la redistribution des excédents et des trop-perçus.
  • Le rapport annuel du groupement forestier présente la projection des activités à venir.
  • Le rapport annuel du groupement forestier fait état des indicateurs financiers et des résultats de l’année se terminant.

Confirmation d’adoption de la politique de redistribution des bénéfices et des surplus du groupement forestier en assemblée annuelle et de sa réception par le membre

La présente politique de redistribution des bénéfices et des surplus a été adoptée par le conseil d’administration le 02 août 2017 conformément à la résolution no 2017-08-08 et a été adoptée par les membres en assemblée annuelle le 23 janvier 2019 conformément à la résolution n AGA_2019-01-08

Dispositif de diffusion de la politique

Pour tous les membres dûment en règle du groupement forestier, la politique sera transmise lors de la prochaine convocation à l’assemblée générale suivant l’adoption du modèle d’affaires des groupements forestiers;

Pour tous nouveaux membres, la politique sera expliquée et transmise au moment de l’adhésion au groupement forestier;

La politique sera également affichée dans les locaux et sur le site web du groupement forestier;

Politique d’équité d’accès aux services

Politique

La présente politique d’équité d’accès aux services vise à assurer à tous les propriétaires conventionnés, qu’ils détiennent ou non une action (dans le cas d’un groupement forestier constitué comme entreprise à capital-actions), la possibilité de bénéficier des mêmes conditions et d’avoir le même accès aux services et ressources du groupement forestier.

 

Principes

La politique repose sur les principes suivants :

  • Les propriétaires conventionnés :
    • partagent les mêmes objectifs d’aménagement forestiers que le groupement forestier
    • sont tous traités sur un pied d’égalité;
    • ont les mêmes possibilités d’accès aux ressources et aux services offerts par le groupement forestier;
    • ont les mêmes possibilités d’utiliser les ressources et les services offerts par le groupement forestier et d’en tirer profit.
  • Les biens et les services du groupement forestier sont offerts à tout propriétaire conventionné de manière juste, respectueuse et équitable, qu’il détienne ou non une action, qu’il fasse exécuter les travaux par les travailleurs du groupement forestier ou qu’il les réalise lui-même.
  • Le groupement forestier :
    • accueille tout propriétaire de boisé privé qui en fait la demande et dont au moins un des lots est situé sur son territoire;
    • permet à tout nouveau propriétaire conventionné d’acquérir une ou des actions (dans le cas d’un groupement forestier constitué comme entreprise à capital-actions);
    • dessert les propriétaires conventionnés selon des règles définies et adoptées par le CA et en assemblée annuelle;
    • rend des comptes sur l’aide consentie aux propriétaires conventionnés selon des indicateurs définis en assemblée annuelle;
    • traite les plaintes de ses membres en suivant un mécanisme défini de traitement des plaintes présenté en assemblée annuelle;
    • établit les règles de distribution de ses budgets et les présente en assemblée annuelle.

Règles de fonctionnement

Le groupement forestier respecte les principes énoncés ci-dessus en mettant en œuvre les règles suivantes adoptées au préalable lors de l’assemblée annuelle.

Thème 1 – Accueil des nouveaux membres

  • Le groupement forestier maintient un registre des membres et des refus de signature d’une convention.Le groupement forestier maintient un registre des membres et des refus de signature d’une convention.
  • Le coût d’acquisition d’une action au moment de devenir membre est établi à 100 $.
  • Le groupement forestier conserve une confirmation écrite indiquant que le nouveau membre a reçu une copie de la politique d’équité d’accès aux services, qu’elle lui a été présentée et qu’il en a pris connaissance

 

Thème 2 –Règles d’attribution des services

Le groupement forestier assure l’équité d’accès aux services en répondant aux demandes des propriétaires conventionnés en fonction des critères suivants :

  • selon l’ordre d’enregistrement des demandes;
  • en fonction des orientations du groupement approuvées en assemblée annuelle;
  • en fonction de la protection des investissements sylvicoles de l’État et des objectifs qui y sont rattachés;
  • selon la répartition du budget entre les travaux réalisés par les propriétaires conventionnés et les travailleurs du groupement forestier défini annuellement;
  • selon les priorités causées par les catastrophes naturelles;
  • selon les superficies regroupées;
  • selon la rentabilité économique des travaux;
  • en fonction des orientations et des objectifs des divers programmes;

 

Thème 3 – Traitement des plaintes

Le groupement forestier traite les plaintes formulées par ses membres de la façon suivante :

  • Un processus de traitement des plaintes est mis en place.
  • Un bilan des plaintes traitées et non traitées est présenté [lors de l’assemblée annuelle / dans le rapport annuel].
  • Un rapport sur tous les cas d’éthique concernant les administrateurs et les personnes apparentées, les travailleurs et les transactions concernant les lots appartenant au groupement forestier seront traités dans l’année et présenté [lors de l’assemblée annuelle / dans le rapport annuel].

 

Thème 4 – Reddition de comptes

Le groupement forestier rend des comptes à ses membres lors de son assemblée annuelle sur les éléments suivants :

  • Le montant, le nombre de propriétaires conventionnés desservis durant l’année de référence avec les budgets associés, avec la moyenne des sommes investies par propriétaires;
  • le montant total d’aide investi chez chacun des administrateurs et les personnes apparentées et du personnel du groupement forestier de façon non-nominale.

 

Confirmation d’adoption de la politique d’équité d’accès aux services du groupement forestier en assemblée annuelle et de sa réception par le membre

La présente politique d’équité d’accès aux services a été adoptée par le conseil d’administration le 02 août 2017 conformément à la résolution no 2017-08-07 et a été adoptée par les membres en assemblée annuelle le 23 janvier 2019 conformément à la résolution no AGA_2019-01-07.

 

Dispositif de diffusion de la politique

Pour tous les membres dûment en règle du groupement forestier, la politique sera transmise lors de la prochaine convocation à l’assemblée générale suivant l’adoption du modèle d’affaires des groupements forestiers;

Pour tous nouveaux membres, la politique sera expliquée et transmise au moment de l’adhésion au groupement forestier;

La politique sera également affichée dans les locaux et sur le site web du groupement forestier lorsque cela s’applique.